Privacy statement Exocortex

1. Exocortex

Welkom en dank voor je interesse in Exocortex en onze dienstverlening. Wij zijn een bedrijf dat zich heeft toegelegd op het verzamelen, analyseren en visualiseren van tekst. Doel is om onze klanten te helpen meer onderbouwde beslissingen te nemen.

Deze privacy policy laat zien welke informatie wij verzamelen, hoe we die bewaren en waarom we dat doen. Wanneer je meer wilt weten over deze privacy policy, meen dan contact met ons op.

2. Dienstverlening

Wij ontwikkelen maatwerk en semi-maatwerk modellen die tekst verzamelen, analyseren en visualiseren. De modellen kunnen op de server van onze klanten draaien of op een van de servers van Exocortex. Indien de modellen op een van onze servers draait verzamelen wij informatie van onze klanten.

3. Welke informatie wordt door Exocortex verzameld?

Wanneer je gebruik maakt van onze dienstverlening wordt er door ons informatie verzameld  met betrekking tot de personen en organisaties die van onze dienstverlening gebruik maken. Wij verzamelen twee soorten informatie, publiek beschikbare informatie en privé informatie van een specifiek klant.

3.1 Publieke beschikbare informatie

Dit betreft informatie die door betrokkene op het internet openbaar is gemaakt door deze te publiceren op openbare websites, blogs, fora en op social media platformen. Wij verkrijgen deze publiek beschikbare informatie door crawling van het publieke internet en met API’s voor social media platformen.

Deze publiekelijk beschikbare informatie kan de volgende persoonsgegevens bevatten:

  • Identificatiegegevens: naam, gebruikersnaam, handle of andere identifier;
  • Berichtinhoud: de berichtinhoud gepubliceerd onder die naam, gebruikersnaam, avatar of andere identificatie (bijv. opmerkingen, uitdrukkingen, meningen, berichten, enz.);
  • Audio/visuele informatie: profielfoto of andere afbeeldingen of video’s die zijn gepost of waarmee interactie is geweest;
  • Locatie-informatie: locatie (detail niveau hangt af van wat geleverd door gegevensbron)

3.2 Informatie die we van u of uw organisatie registreren:

  • Registratie informatie. Voor sommige dienstverleningen heeft U een account nodig om van de dienstverlening gebruik te kunnen maken. Indien u zich voor een account registreert, registreren wij uw username, password, e-mail voor- en achternaam.
  • Factuur informatie. Indien uw organisatie de factuur betaalt, vragen wij factuurinformatie als naam, adres, e-mail en financiële informatie die nodig is om met de gekozen betaalmethode (bijvoorbeeld creditcard nummer en vervaldatum of een banknummer) te betalen.
  • Analyse data. We bewaren uw analyse data.
  • Overige data die u bewust met ons deelt. Het is mogelijk dat wij data verzamelen buiten de context van het onderzoek. Bijvoorbeeld data voor een referentie, info helpdesk, etc.

Informatie die uw organisatie verzamelen van andere bronnen

  • Gebruikersdata. We verzamelen gebruikersinformatie indien er interactie tussen u en onze dienstverlening plaats vindt. Dit kan de webpagina’s zijn die u bezoekt, de pagina’s waar u op klikt, datum wanneer dat heeft plaats gevonden, etc. Zoals bij de meeste websites, houden onze webservers logfiles bij iedere keer dat een device onze server bezoekt. The log files bevatten informatie over de aard van het bezoek.
  • Device data. We registreren data van devices die u gebruikt bij het gebruik maken van onze dienstverlening, zoals browser types. We registreren ook geografische locaties gebaseerd op IP-adressen.

4. Wat doet Exocortex met de verzamelde gegevens?

We behandel uw data modellen en rapportages als vertrouwelijke informatie. Betekent dat wij uw data op een veilige manier bewaren waar anderen geen toegang tot uw informatie hebben.  Behalve in die gevallen waarbij u de informatie zelf openbaar wilt maken. Wij gebruiken uw data niet voor onze eigen doeleinde, behalve in die uitzonderlijke gevallen beschreven in deze privacy policy of wanneer wij uw expliciete toestemming hebben. Wij verkopen uw enquête data niet aan derden partijen.

In het algemeen gebruiken wij de informatie die wij van u registreren om u en uw respondenten beter van dienst te kunnen zijn. Bijvoorbeeld: 

Door u te helpen om optimaal van onze dienstverlening gebruik te kunnen maken

  • Inclusief onze customer support. Om u te kunnen helpen hebben wij toegang tot uw informatie nodig (bijvoorbeeld om u te helpen met uw organisatiestructuur of autorisatie instellingen)

Door onze dienstverlening te verbeteren of te vernieuwen.

  • Wij gebruiken anonieme metadata (data met betrekking tot de karakteristieken van de data en niet de inhoud) om onze bestaande dienstverlening te verbeteren of om nieuwe dienstverleningen te ontwikkelen. We kijken bijvoorbeeld naar statistieken als response en gebruik van opties en devices om de gasttevredenheid te meten.
  • Door u op de hoogte te houden met betrekking tot uw account of dienstverlening. Af en toe sturen wij u een berichtje over transactionele aspecten (bijvoorbeeld service gerelateerde berichten, berichten over het facturatieproces, veranderingen in onze service en voorwaarden, een welkom berichtje wanneer u zich voor het eerst registreert. Het is niet mogelijk om u hiervoor af te melden daar wij deze communicatie nodig hebben om onze dienstverlening op een professionele manier te kunnen uitvoeren.
  • Door contact met u op te nemen voor marketing doeleinden (wanneer u zich daarvoor heeft opgegeven). Wij doen dit alleen indien u hiervoor uw expliciete toestemming heeft gegeven. Wij vragen bijvoorbeeld tijdens het registratieproces naar uw toestemming om contact met u op te nemen met betrekking tot promotionele activiteiten. U kunt hier altijd voor afmelden door op de ‘unsubscripe’ link te klikken.
  • Door reageren op gerechtelijke verzoeken en het voorkomen van schade. Wanneer we een dagvaarding ontvangen of een juridisch verzoek, kunnen wij data onderzoeken om te bepalen hoe wij reageren.

5. Met wie delen wij uw informatie?

Wij verkopen uw informatie niet!

Uw gegevens worden in niet met anderen gedeeld. Wij beseffen dat u ons uw gegevens heeft toevertrouwd. Dat vertrouwen is erg belangrijk voor ons. Wij zullen alleen uw informatie of onderzoeksgegevens met een derde partij delen, in de volgende 3 gevallen:

  1. Om wettelijke regels na te leven
  2. Met uw expliciete toestemming
  3. Bij reorganisatie of acquisitie

6. Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw informatie?

U kunt:

  • Uw accountgegevens updaten. U kunt uw registratie gegevens en andere accountinformatie updaten
  • Uw onderzoeksdata downloaden. Wij bieden de mogelijkheid om uw gegevens in Excel te exporteren. Hiermee kunt u ook uw eigen back-up creëren of om de data te gebruiken voor off-line analyses

 Uw kunt uw onderzoeksdata verwijderen.

  • Verwijderen van uw account. U kunt uw account online, per mail of telefonisch bij Exocortex opzeggen. Wanneer u uw account opzegt zal uw accountinformatie en alle onderzoeksgegevens definitief verwijderd worden en heeft u geen toegang meer tot de Exocortex dienstverlening waarvoor een account nodig is. Wij geven gevolg aan zulk verzoek, en ieder ander toepasselijk verzoek tot toegang, corrigeren, updaten of verwijderen van uw persoonlijke informatie binnen de daartoe wettelijk vastgestelde termijn of zonder excessieve vertraging. Wij zullen prompt uw verzoek inwilligen om persoonlijke informatie te verwijderen tenzij het technisch niet uitvoerbaar is of de betreffende data bij de wet vastgehouden moet worden.

 Hoelang bewaren wij uw data?

In het algemeen bewaren wij uw data zolang u een account bij ons heeft. Indien u het account opzegt zal alle private informatie direct worden verwijderd. De enige mogelijke uitzondering is wanneer we wettelijk verplicht zijn de informatie te bewaren of voor het oplossen van geschillen.

7. Beveiliging, cookies en andere informatie

Wijzigingen kunnen op ieder moment onze privacy beleid wijzigen. Wanneer we dat doen zullen wij de wijzingen op onze website, www.exocortex.nl, publiceren. Indien wij de privacy policy aanpassen zullen wij u op de hoogte stellen per wanneer de wijzigingen van kracht worden en geven u de mogelijkheid voor die tijd bezwaar tegen deze wijzigingen te maken. Wanneer u niet uw abonnement opzegt en onze dienstverlening blijft gebruiken nadat de wijzigingen zijn doorgevoerd, gaan wij ervan uit dat u toestemming heeft gegeven voor de veranderingen in onze privacy policy. Wanneer u het oneens bent met de inhoud van deze privacy policy of iedere geactualiseerde privacy policy, kunt u ieder ogenblik u account sluiten.

  • Meer informatie over beveiliging vindt u in onze Security statement. Wij behandelen uw persoonlijke gegevens en informatie met zorg en toewijding. Ondanks onze beveiliging en voorzorgsmaatregelen, bestaat er altijd de kans dat uw persoonlijke informatie of onderzoeksdata door ongeauthoriseerde derden bekeken kan worden als gevolg van het verzamelen en versturen van data door het internet.
  • We gebruiken cookies op onze websites. Cookies zijn kleine stukjes data die we op het device bewaren die u gebruikt om toegang tot dienstverlening te krijgen. Op die manier kunnen we gebruikers herkennen. Elke cookie vervalt na een bepaalde periode, afhankelijk waar we het voor gebruiken. We gebruiken cookies voor verschillende redenen
    • Om onze site makkelijker in gebruik te maken. Wanneer u het ‘Remember me” toepassing gebruikt , kunnen wij uw gebruikersnaam in een cookie bewaren om het voor u sneller te maken om in te loggen.
    • Voor veiligheidsredenen. We gebruiken cookies om uw identiteit vast te stellen wanneer u op uw account bent ingelogd.
    • Om onze dienstverlening te verbeteren. We gebruiken cookies om het gebruik van onze websites